E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Wer muss wann umstellen?

Aktualisiert am 01.10.2026 · Lesezeit 4 Minuten

Kurz gesagt: Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit 2025. Ausstellen müssen sie Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 01.01.2027, alle anderen ab dem 01.01.2028. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.

Die Fristen im Überblick

Ab	Was gilt
01.01.2025	Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen dürfen sie weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen (PDF mit Zustimmung des Empfängers).
01.01.2027	Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch Papier oder PDF verwenden.
01.01.2028	Die E-Rechnung wird für alle inländischen B2B-Umsätze Pflicht. Auch das EDI-Verfahren ist dann nur noch zulässig, wenn es die E-Rechnungs-Anforderungen erfüllt.

Wer ist ausgenommen?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
Fahrausweise, die als Rechnung gelten
Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können.
Rechnungen an Privatkunden (B2C). Hier ändert sich nichts.

Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das Software automatisch auslesen kann. Ein normales PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

In Deutschland üblich sind die Formate XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebetteter XML, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL).

Wie empfange ich E-Rechnungen?

Laut Bundesfinanzministerium genügt dafür bereits ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen brauchen Sie ein Programm, das die XML-Datei verständlich darstellt. Mehr dazu: XRechnung öffnen: So geht's.

Checkliste für kleine Betriebe

Prüfen: Lag mein Umsatz 2026 über 800.000 €? Dann gilt die Pflicht für mich ab 01.01.2027.
Sicherstellen, dass ich E-Rechnungen empfangen und lesen kann (gilt schon jetzt).
Ein Werkzeug zum Ausstellen wählen und an einer Testrechnung ausprobieren.
Bei Firmenkunden die E-Mail-Adresse für Rechnungen erfragen. Bei Behörden die Leitweg-ID.
Ablage klären: Die XML-Datei ist das Original und muss aufbewahrt werden.
Steuerberater informieren, wie die Rechnungen künftig übergeben werden.

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Quelle: Bundesfinanzministerium, FAQ zur E-Rechnung. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.